ERSER SAATÇİLİK KUYUMCULUK İLETİŞİM İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİC. LTD. ŞTİ.
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
I.GİRİŞ
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Erser Saatçilik Kuyumculuk İletişim İthalat İhracat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti. (“Kurum” / “Kurumumuz”) tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” / “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda uygulanacak usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
-
- Kapsam
Çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin ve herhangi bir nedenle Kurumumuz nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir. Kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
-
- Tanımlar
Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Veri Sahibi / İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Yönetmelik: 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği
ifade eder.
-
- İlkeler
Kurumumuz tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan temel ilkeler benimsenmiştir.
1- Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Kurumumuzce re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Veri sahiplerince yöneltilecek talebin Kurumumuza ulaşması üzerine, Kurumumuz:
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, talebe konu kişisel verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Bu surette Veri Sahibinin talebi en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılarak kendisine bilgi verilmektedir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Kurumumuza yöneltilen talep, söz konusu durum hakkında gerekçeli bilgilendirme yapılarak, Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca reddedilmektedir. Böyle bir durumda red cevabımız Veri Sahibine en geç otuz (30) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilmektedir.
- Kişisel verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve fakat Veri Sahibinin talebine konu olan kişisel veriler üçüncü kişilerle paylaşılmış ise, Kurumumuza yöneltilen talep verilerin paylaşıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişi tarafından bu Politika ve mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması talep edilmektedir.
2- Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi, Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 12. maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirler başta olmak üzere, ilgili mevzuat hükümleri, Kurul kararları ve işbu Politika ile uyumlu olarak icra edilmektedir. Bu kapsamda, Kanun’un 4.maddesi uyarınca:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
- Doğruluk ve gerektiğinde güncellik,
- Belirlilik, açıklık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
ilkeleri Kurumumuz için önceliklidir.
3- Kanun’un 12’nci maddesine paralel olarak da, Kurumumuz:
- Kişisel Verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
- Kişisel Verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
- Kişisel Verilerin muhafazasını sağlamak,
amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik işbu Politika’da benimsenmiş olan teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
4- Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Kurumumuz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, Kurumumuzun uyum göstermesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri hariç olmak üzere, en az üç (3) yıl süreyle saklanmaktadır.
5- Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Kurumumuzca seçilmektedir. Ancak, Veri Sahibinin talebi halinde, uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecek veya neden seçilemediğine ilişkin olarak Veri Sahibine gerekli geri bilgilendirme yapılacaktır.
Kurumumuz nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Kurumumuz her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
|
a) Elektronik Olmayan Ortamlar
|
:
|
Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
|
|
b) Elektronik Ortamlar
|
:
|
Kurumumuz bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.
|
|
c) Bulut ortamlar
|
:
|
Sanal sunucularca sağlanan depolama ortamlarıdır.
|
Kurumumuz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kurumumuz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır.
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
2.2.2. İdari Tedbirler
Kurumumuz, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
2.2.3. Şirket İçi Denetim
Kurumumuz, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde Kurumumuz sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Kurumumuz bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
Kişisel veriler, özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile özlük dosyası oluşturulması (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi, (v) finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Hukuki yükümlülüklerimize ilişkin başlıca mevzuat 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunudur.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir.
- Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
- Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
- Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Kurumumuzun meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
- Kişisel verilerin Kurumumuzun herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurumumuz tarafından kabul edilmesi,
- Kurumumuzun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Kurumumuz tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kurumumuz, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kurumumuz tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.
|
Kayıt Ortamı
|
|
Sime Yöntemi
|
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
:
|
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
|
|
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
:
|
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
|
|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler
|
:
|
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
|
|
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
|
:
|
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
|
3.3.2. Yok Etme Yöntemleri
|
Kayıt Ortamı
|
|
Sime Yöntemi
|
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
:
|
Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
|
|
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler
|
:
|
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
|
|
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler
|
:
|
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
|
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Hukuken daha uzun sürelerde saklama gerekliliği ya da izni bulunan durumlar hariç olmak üzere Kurumumuz, işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda ve Kişisel Verileri İşleme ve Koruma Politikası’nda belirlenen amaçlar doğrultusunda Kanuna uygun şekilde temin ederek işlediği kişisel verileri yine Kanun ve diğer özel kanunlarda belirtilen sürelerce saklamaktadır.
Kişisel verilerin işlenme amacının sona ermesi ve sair mevzuat ile Kurumumuz tarafından Kanuna uygun şekilde belirlenen ve saklama sürelerinin hitamı halinde, kişisel veriler yalnızca muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliği taşıması, kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi ve/veya savunmanın tesisi amacıyla ya da yetkili resmi merciler tarafından talep edildiği takdirde ibraz etmek amacıyla saklanmaktadır. Mezkûr sürelerin belirlenmesinde, bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik, ilgili mevzuatta belirlenen zamanaşımı ve saklama süreleri esas alınmaktadır. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır.
Belirtilen süreler Kurumumuz tarafından titizlikle takip edilmekte ve yukarıda anılan saklama sürelerinin dolduğu tespit edilen kişisel veriler yine Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda detayları belirtildiği üzere Kanuna uygun şekilde Kurumumuz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kurumumuz, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13 ncü maddesine istinaden Kurumumuza başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Kurumumuz talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kurumumuzun talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Kurumumuz, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Kurumumuz tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Kurumumuz işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 31.12.2021 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
Kurumumuz gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
Kurumumuz, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
Kurumumuz, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
Kurumumuz, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
Kurumumuz, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
Kurumumuz, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
- Kurumumuz, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
- Kurumumuz, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
- Kurumumuz, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
- Kurumumuz, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
- Kurumumuz, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.
Kurumumuz, bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesinde görevli Kurumumuz çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
|
Unvan
|
|
Görev Tanımı
|
|
Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi
|
:
|
Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
|
|
KVK Uzmanı
(Bilgi İşlem, İnsan Kaynakları ve Mali İşler)
|
:
|
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
|
V. GÜNCELLEME VE UYUM
Kurumumuz, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
|
GÜNCELLEME TARİHİ
|
:
|
DEĞİŞİKLİĞİN KAPSAMI
|
|
20.06.2022
|
:
|
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası yayımlanmıştır.
|